カフェで仕事をした場合に経費になるのか。
考え方をまとめてみました。
お客様との打ち合わせは経費になる
カフェでお客様と打ち合わせした場合は、経費です。
コーヒー代・食事代ともに、『会議費』として処理しましょう。
レシートに誰と食事をしたかを書いておくといいでしょう。
※1人1万円超える場合は、『接待交際費』ですが、カフェで1万円を超えることは少ないでしょう。
割り勘をしても経費になる
お客様分を負担しないと経費にならないということはありません。
割り勘の場合でも奢った場合でも、自分が負担した金額が経費になります。
友人と仕事の話をした場合は経費になるのか
友人と仕事の話をした場合は、基本的には経費になりません。
通常、友人と具体的に売上につながる仕事の話はしないでしょうから。
ただし、本当に友人と具体的な仕事の打ち合わせをしたのであれば話は別です。
経費かどうかきわどいものは説明できるようにしておく
税務調査では、税務官はあなたが本当に仕事の打ち合わせをしたか否かはわかりません。
こちらから説明する必要があります。
何年も前のことを聞かれても覚えていないことが多いので、レシートの裏などに「話した内容」などを書き留めておくといいでしょう。
説明できない場合は、経費として認められない可能性が高いでしょう。
一人であってもカフェで仕事をした場合は経費になる
「出張先で時間が空いたので」「気分転換に」などの理由でカフェで仕事することもあるでしょう。
一人で仕事をするためにカフェを利用した場合も、経費になります。
勘定科目は『会議費』として処理しましょう。
ただし、一人カフェを経費にする場合は説明が必要です。
また、一人カフェの場合の食事代は経費になりません。
経費にするには「業務に必要であること」がもとめられる
経費にするには、「業務に関連していること」と「業務に必要であること」が求められます。
毎日のようにカフェに行き経費にしている場合は、本当に仕事をしていたとしても「それ必要なの？」として認められない可能性があります。
自宅の一部を経費にしている場合はなおさらです。（カフェで毎日仕事するなら、自宅では仕事していないことになりますから）
説明する際は「カフェで仕事する方がはかどるから」という理由でも問題ありませんが、理由を説明できるうえで、あくまでも適度に。
一人カフェの食事代は経費にならない
一人カフェの場合、食事代は経費になりません。
「業務に必要でない」からです。
あくまでも、カフェ代は仕事をする場所代として経費にするものであるため、食事は必要ではありません。
カフェ代に限らず、一人での食事代は経費にならないと覚えておきましょう。
明らかなものは経費でOK、際どいものは記録と説明が必要
相手が仕入れ先や、得意先などの取引先であれば、もちろん経費でOKです。
その他の場合には、「業務に必要かどうか」が求められるので、説明が必要です。
説明するためには、毎度記録しておく必要があります。
税務調査は忘れたころに来ますから。
